Accord et règlement entre GES et EAC

Cette condition doit être reconnue et acceptée via The Gateway par l'intermédiaire de notre partenaire de vérification de la conformité, ExhibitorInsurance.com

Le tiers, ou prestataire désigné par l'exposant (ci-après dénommés collectivement « EAC »), qui a été désigné par un exposant pour fournir certains services à ce dernier lors du salon (ou de l'événement) auquel l'EAC s'inscrit. En contrepartie de l'autorisation accordée par l'organisateur du salon et Global Experience Specialists, LLC (GES) à l'EAC de fournir ces services lors du salon, l'EAC et GES conviennent de ce qui suit.

1. EAC s'engage à respecter l'ensemble des règles et règlements du salon tels qu'ils sont énoncés dans le présent document et dans le dossier de l'exposant/manuel des services, y compris toutes les règles et tous les règlements syndicaux, et accepte d'assumer la responsabilité de tout acte de négligence.
2. EAC s'engage à prendre connaissance et à respecter l'ensemble des règles et réglementations du lieu d'accueil, de la direction du salon et/ou du prestataire de services officiel afin de garantir un environnement de travail sûr. Tout manquement à cette obligation peut entraîner un report ou la suspension de votre droit de poursuivre votre activité si la situation ne peut être corrigée.
3. L'EAC reconnaît que le site du salon, le quai et les zones environnantes constituent des chantiers en activité et que l'EAC, ses mandataires, ses employés et ses représentants y sont présents à leurs propres risques. L'accès à la zone du quai est interdit.
4. L'EAC doit être en possession de toutes les licences commerciales et de tous les permis exigés par les autorités de l'État et de la ville, ainsi que par la direction du centre de congrès, avant de commencer ses activités. Un certificat d'assurance désignant GES comme assuré supplémentaire, avec des montants de couverture appropriés, établi par le courtier d'assurance de l'EAC, doit être transmis au partenaire de GES via The Gateway, une plateforme gérée par l'ESCA, au moins 30 jours avant la date prévue pour l'emménagement.
5. La prise de connaissance du présent règlement entre GES et EAC doit être effectuée par un représentant habilité d'EAC avant la date limite indiquée ci-dessus.
6. Si l'EAC ne fournit pas les documents requis aux paragraphes 4 et 5 ci-dessus, l'exposant sera tenu de faire appel à GES pour ces services, aux tarifs en vigueur indiqués dans le dossier de l'exposant/le manuel des services.
7. L'EAC doit, sur demande, fournir à Global Experience Specialists, LLC (GES) la preuve qu'elle dispose de conventions collectives applicables et en vigueur, et doit se conformer à l'ensemble des accords et pratiques en matière de travail. L'EAC ne doit pas commettre, ni permettre à des personnes qu'elle emploie de commettre, des actes susceptibles d'entraîner des arrêts de travail, des grèves ou des conflits sociaux.
   Pour fournir des services de main-d'œuvre, l'EAC doit être signataire des conventions collectives appropriées, le cas échéant, dans la ville/l'État où se tient le salon.
8. L'EAC prendra en charge tous les frais raisonnables liés à son fonctionnement, y compris les heures supplémentaires des préposés, la remise en état de l'espace d'exposition, etc. Le cas échéant, des frais de main-d'œuvre d'une heure minimum seront facturés au tarif journalier applicable par préposé et par syndicat, soit à l'EAC, soit à l'exposant, selon les modalités de facturation convenues avec GES. (Ce calcul est basé sur l'EAC et non sur le nombre de stands.)
9. Les allées du salon et les espaces publics ne font pas partie de l'espace d'exposition de l'exposant. Par conséquent, l'EAC est tenu de limiter toutes ses activités à l'espace d'exposition de l'exposant ayant passé une commande valide de services. Les exposants peuvent se voir facturer les frais liés au déplacement de leurs biens si l'EAC ne limite pas ses opérations aux limites de l'espace d'exposition. Aucun comptoir de service, espace de stockage ou autre installation de travail ne sera installé dans le bâtiment. Les allées du salon et les espaces publics ne font pas partie de l'espace de stand de l'exposant et doivent rester dégagés à tout moment.
10. Pendant les heures d'ouverture du salon, seuls les membres de l'EAC munis d'un badge d'exposant seront autorisés à accéder à l'espace d'exposition. Aucun membre de l'EAC ne sera autorisé à accéder à l'espace d'exposition pendant les heures d'ouverture du salon sans le badge d'identité officiel fourni par la société exposante. L'EAC doit communiquer à la direction du salon et à GES les noms de tous les employés présents sur place qui travailleront dans l'espace d'exposition et s'assurer qu'ils disposent et portent un badge d'identification à tout moment, conformément aux exigences de la direction du salon.
11. EAC a mis en ligne les certificats d'assurance conformes aux exigences du salon définies par la direction du salon, le site d'accueil et GES, via The Gateway, une plateforme gérée par l'ESCA et en collaboration avec ExhibitorInsurance.com.
12. EAC s'engage à indemniser, à défendre et à dégager de toute responsabilité la direction du salon, l'établissement, l'ESCA et Global Experience Specialists, LLC (GES) contre toute réclamation, poursuite, demande, responsabilité, frais et dépenses, y compris les honoraires d'avocat et les frais de justice raisonnables, découlant des activités d'EAC, y compris la supervision de la main-d'œuvre fournie par GES. EAC s'engage également à rembourser à GES tous les honoraires d'avocat et frais engagés en rapport avec toute réclamation, poursuite et demande reconventionnelle qui pourrait découler du non-respect par EAC des termes du présent accord.
13. La prospection commerciale dans l'enceinte du salon est strictement interdite. Si EAC tente de fournir des services désignés comme « exclusifs » pour une autre partie, ou si elle est surprise en train de faire de la prospection dans l'enceinte du salon, y compris en distribuant de la documentation officielle de l'entreprise, ou si elle ne respecte pas les règles de quelque manière que ce soit, l'entreprise pourra être expulsée de l'enceinte du salon et l'exposant ne pourra plus faire appel à ses services pour le reste de l'événement.
14. EAC/ L'exposant n'est pas autorisé à déplacer des marchandises d'un stand à un autre, ni vers les salles de réunion. Global Experience Specialists, LLC (GES) doit fournir la main-d'œuvre nécessaire.
15. L'EAC doit coordonner l'ensemble de ses activités avec Global Experience Specialists, LLC (GES).
16. L'exposant ou son EAC doit commander à l'avance auprès de GES et du hall d'exposition les services dont il a besoin. Commander de la main-d'œuvre ou des services sur place (que les prestataires ne seront peut-être pas en mesure de fournir immédiatement) risque de retarder l'installation de votre stand ou de vous obliger à prolonger les travaux d'installation.
17. L'exposant ou son EAC doit prendre les mesures nécessaires pour protéger ses produits ainsi que ceux de l'EAC sur le stand en mettant en place un dispositif de sécurité et/ou des cages. GES décline toute responsabilité pour les objets laissés sans surveillance dans le hall d'exposition.
18. EAC précise que GES n'est pas responsable des articles entreposés dans des conteneurs vides. Veuillez ne pas entreposer de cartons vides à l'intérieur de caisses vides. Les cartons sont restitués avant les caisses, afin que les exposants puissent commencer à emballer leurs produits.
19. L'EAC/l'exposant s'engage à maintenir les « allées réservées au fret » dégagées à tout moment. Si GES est amenée à déplacer du matériel situé dans une « allée réservée au fret » clairement identifiée, l'exposant ou l'EAC, selon les modalités de facturation convenues avec GES, se verra facturer un minimum d'une heure pour la location du chariot élévateur et la main-d'œuvre.
20. EAC/l'exposant s'engage à remettre toutes les factures de transport sortant au guichet d'assistance dans les délais impartis. Le fait de conserver ces factures jusqu'en fin de journée ou d'en remettre un grand nombre en une seule fois au centre d'assistance « Exhibitor Success Central » de GES peut retarder la planification des départs des camions et, par conséquent, entraîner des heures supplémentaires pour le chargement de votre marchandise.
21. Lors du démontage, retirez toutes les structures mobiles de la zone délimitée par les tapis des allées. Les équipements électroniques, les mannequins, etc. doivent être placés au centre du stand.
22. Soyez attentifs à la circulation routière à l'intérieur et à l'extérieur du site. Tous les participants doivent rester vigilants quant à leur environnement, et chacun est seul responsable de sa propre sécurité dans les parkings, les allées, les voies d'accès et les zones situées en dehors des halls d'exposition.
23. Étiquetez les cartons et les caisses vides destinés au stockage dès qu'ils sont prêts. Garder les « vides » ne fait qu'encombrer les allées.
24. Pour les services tels que l'électricité, la plomberie, la téléphonie, le nettoyage et le transport de marchandises, aucun prestataire autre que le prestataire officiel ne sera agréé. Cette règle s'impose pour des raisons liées aux licences, aux assurances et aux travaux effectués sur des équipements et des installations appartenant à des tiers autres que l'exposant. Les exposants ne doivent fournir que le matériel et les équipements dont ils sont propriétaires, et ces équipements ne doivent être utilisés que dans leur espace d'exposition.
25. Il est interdit de fumer dans la plupart des locaux. Il n'est autorisé de fumer que dans les zones prévues à cet effet.
26. Le présent contrat est régi par le droit de l'État du Nevada.

L'accord et le règlement ci-dessus conclus entre GES et EAC peuvent être modifiés à la seule discrétion de GES, sans préavis aux parties concernées.

Les règles et règlements de l'EAC mentionnés ci-dessus doivent être pris en compte et acceptés sur la plateforme The Gateway par l'intermédiaire de notre partenaire chargé de la vérification de la conformité, ExhibitorInsurance.com.